Varslingsrutiner

For å sikre et godt arbeids- og studiemiljø har NMH utarbeidet nye varslingsrutiner for kritikkverdige forhold. Varslingsrutinene er for de alvorlige sakene, som trakassering, diskriminering og feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse.

Det er i januar 2018 utarbeidet tilleggsrutine for håndtering av varsler om uønsket seksuell oppmerksomhet ved NMH.

Musikkhøgskolen har fokus på at arbeidsmiljø og studiemiljø skal oppleves som positivt og inkluderende for alle. Vi ønsker at alle skal kunne bruke de uformelle samtalene til å løse eventuelle problemer den enkelte kan ha i sin hverdag.
 
Vi forventer åpenhet og ærlighet og vil arbeide for et godt ytringsklima. Har du oppdaget kritikkverdige forhold som kan være til skade ønsker vi at du sier ifra. Varslingsrutinene er utarbeidet for å sikre en ryddig håndtering av de alvorlige sakene.
 
Etter Arbeidsmiljølovens § 2-4 har du plikt til å si ifra om trakassering, diskriminering og feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse.
 
Det skal være trygt for deg å varsle og du skal være sikker på at saken følges opp.

Innhold

Varsling om kritikkverdige forhold

Alle ansatte og alle studenter har rett til å varsle om kritikkverdige forhold.

Musikkhøgskolen ønsker å videreutvikle en kultur der det er åpenhet for å ta opp kritikkverdige forhold samt diskutere og løse disse.

Vi arbeider kontinuerlig for å ha gode rutiner for varsling og oppfølging av disse. Arbeidsgiver har plikt til å legge forholdende til rette for varsling etter Arbeidsmiljølovens § 3-6.

Hva er kritikkverdige forhold

Med kritikkverdige forhold menes brudd på lover og forskrifter, interne retningslinjer eller etiske regler.  Eksempler på kritikkverdige forhold kan være:

  • Brudd på lover og forskrifter
  • Korrupsjon, tyveri, underslag, økonomiske misligheter
  • Brudd på regler om offentlige anskaffelser
  • Maktmisbruk
  • Uønsket seksuell oppmerksomhet
  • Mobbing, trakassering, utfrysing
  • Handlinger som kan medføre fare for liv og helse
  • Brudd på interne rutiner
  • Brudd på taushetsplikt
  • Brudd på etiske normer, bl.a. ”Etiske retningslinjer for statstjenesten”

Saker som handler om rusmisbruk håndteres i samsvar med AKAN-rutinene.

Forhold som en arbeidstaker eller en student mener er kritikkverdige utelukkende ut fra egen politisk eller etisk overbevisning er ikke omfattet av varslingsbestemmelsen i loven.

Det samme gjelder uenighet eller motsetningsforhold mellom faglige og administrative forhold og beslutninger.

Hvordan skal kritikkverdige forhold varsles

Varsling skal som hovedregel skje internt. Fortrinnsvis skal varsling skje skriftlig. Ekstern varsling er kun akseptabelt når intern varsling er grundig forsøkt uten tilfredsstillende resultat.

Varsling kan skje anonymt dersom varsleren ønsker det, men dette er å betrakte som en nødløsning. Det skal være åpenhet og høyde for at varsling er ufarlig og positivt.  Dersom det varsles anonymt vil det si at kun den som mottar varselet kjenner navnet på varsleren. Ledelsen kan imidlertid ikke forholde seg passivt til et anonymt varsel.

Den som varsler må ha et forsvarlig grunnlag for varslingen. Det avgjørende vil være hva den aktuelle arbeidstaker eller student hadde rimelig grunn til å tro ut fra sin posisjon og kompetanse og med de opplysninger som var tilgjengelige på varslingstidspunktet.

Intern varsling

Varsling skal vanligvis skje til nærmeste leder i linjen, dvs. seksjonsleder, rektor, direktør eller til den person eller enhet som har myndighet til å gjøre noe med problemet.  Hvis innholdet i varslingen omfatter nærmeste leder, kan varsling skje til direktør eller rektor eller annen person som fremstår som naturlig å ta forholdet opp med, herunder også styrets representanter. Varsling kan i tillegg skje til

Normal videre saksgang for vernetjenesten er til Arbeidsmiljøutvalget. Normal videre saksgang for varsling til tillitsvalgt/studenttillitsvalgt vil være gjennom vedkommendes fagforening, Læringsmiljøutvalget eller SUT.

Den som mottar varslingen har plikt til å ta forholdet opp på den måte og overfor de personer som saken naturlig involverer. Bruk gjerne meldeskjema som er utarbeidet for varsler og varslingsmottaker.

Varslingsmottaker skal undersøke saken nærmere ved å stille nødvendige kontrollspørsmål, eksempelvis ha en samtale både med varsler og den det varsles om for å sikre at alle sider av saken blir belyst. I denne prosessen kan varslingsmottaker kontakte interne ”støttespillere”.

Gjelder saken mer alvorlige kritikkverdige forhold bør den person eller det organ som mottar varselet sørge for å dokumentere tid, sted, hvem som har varslet og hva saken dreier seg om.  Dokumentasjon er spesielt viktig i saker som kan resultere i ansvar for enkeltpersoner.  Den som har varslet bør i slike tilfeller attestere at dokumentasjonene gjengir det som de er varslet om på en riktig måte.

Den person eller det organ som mottar varselet må vurdere om det skal opprettes en sak på grunnlag av varselet. Det må tas hensyn til saksbehandlingsprinsipper som gjelder for offentlige organer som følge av forvaltningsloven, offentlighetsloven, personopplysningsloven og arkivbestemmelsene. Dersom det opprettes en sak, skal den journalføres i tråd med gjeldende arkivrutiner og arkivloven med forskrifter.  Mens saken er til behandling må dokumentene i saken regnes som organinterne dokumenter, og kan unntas fra offentlighet.  Når saken er ferdig behandlet, vil dokumentet være offentlig, med mindre det kan unntas etter offentlighetslovens alminnelige regler.  I denne forbindelse er det viktig å være oppmerksom på unntakene for personlig opplysninger og personopplysningslovens regler.

Dersom konklusjonen fra varslingssaken er at det har skjedd en tjenesteforsømmelse, skal en eventuell personalsak registreres som egen sak, slik at saksbehandlingsreglene for tjenestemannssaker kan følges fullt ut. Det vises her til tjenestemannslovens § 18 og forvaltningslovens saksbehandlingsregler.

Den det blir varslet om skal så snart som mulig gjøres kjent med varselet og med hvilke opplysninger som er gitt, slik at vedkommende får anledning til å komme med sin versjon av saken.   Når saken er ferdig behandlet, skal den det er varslet om straks ha beskjed, uansett utfallet av behandlingen.

Den som har varslet, skal ha beskjed om utfallet av varslingen.

Ekstern varsling

Den enkelte ansatte eller student vil også ha rett til å kontakte offentlige tilsyn med relevante saker, for eksempel Arbeidstilsynet, politiet, Sivilombudsmannen, Datatilsynet eller Likestillings- og diskrimineringsombudet. Varsling til overordnet myndighet som departement er å anse som ekstern varsling og skal kun brukes om intern varslig ikke fører frem.

Ekstern varsling via media bør kun skje etter at varsler har forsøkt intern varsling, evt. departement/tilsyn og kontrollmyndigheter, da muligheten for å påføre enkeltpersoner skade vanligvis er mye større enn ved intern varsling.

Varslerens identitet bør ikke være kjent av flere enn det som er absolutt nødvendig for den videre saksbehandlingen.

Varslingen skal være forsvarlig og ikke stride mot andre lovbestemmelser som for eksempel regler om taushetsplikt.

Det forutsettes at kritikkverdige forhold som varsles blir rettet opp så snart det er mulig. 

Forholdet til den som varsler

Den som varsler om kritikkverdige forhold på en forsvarlig måte skal ikke utsettes for negative reaksjoner. (AML § 2.4).  Dette er ledelsens ansvar.

Den som varsler skal ha tilbakemelding om hva som blir gjort for å rette opp det som det blir varslet om eller hva som blir utfallet av saken.

Forholdet til den det varsles om dersom det gjelder en person

I de tilfeller varselet er knyttet til en person, ansatt eller student, skal denne gjøres kjent med hvilke opplysninger som er gitt.  Vedkommende skal ha en mulighet til å gi sin versjon av saken.

Konsekvensene av at vedkommende blir kjent med anklagene må imidlertid vurderes i forhold til for eksempel forspillelse av bevis, fare for gjengjeldelse m.m.

Informasjon om rutine for varsling

Varslingsrutinene skal være tilgjengelige på Musikkhøgskolens nettsider og gjøres kjent for alle ansatte og studenter, blant annet i studiebrosjyren.

Regler om varsling finnes i Arbeidsmiljølovens § 2-4, § 2-5 og § 3-6.

§ 2-4. Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten

(1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten.

(2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter.

(3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen.

2-5. Vern mot gjengjeldelse ved varsling

(1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med § 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet.

(2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter § 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger.

(3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler.

§ 3-6. Plikt til å legge forholdene til rette for varsling

Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med § 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det.

Varslingsrutinene er godkjent i styret den 12. desember 2013

Sist oppdatert: 12. februar 2018