Anskaffelser ved NMH

Alle anskaffelser og innkjøp skal følge lov om offentlige anskaffelser, forskrift om offentlige anskaffelser og annet relevant regelverk. Også interne rutiner og etiske retningslinjer skal følges.

Fullmaktsoversikt

Alle med budsjettdisponeringsmyndighet har fullmakt til å gjøre innkjøp. Denne fullmakten kan delegeres videre. De som står oppført i fullmaktsoversikten har bestillings- og attestasjonsfullmakt. Bestillingsfullmakten er begrenset til det beløpet som står i oversikten. De som ikke står oppført på denne oversikten, har ikke adgang til å bestille varer og tjenester på vegne av NMH.

Bistand og rammeavtaler

Økonomiseksjonen vil yte nødvendig bistand, slik at regelverket overholdes. Derfor er det viktig å involvere dem i prosessen så tidlig som mulig, og i hvert fall før det er inngått en avtale. Maria Ahmed skal kontaktes per e-post for alle innkjøp over 100 000 kroner.

NMH har inngått flere rammeavtaler, se oversikt over NMHs rammeavtaler. Der det finnes rammeavtale, skal denne benyttes. I tillegg kan vi benytte rammeavtaler inngått av Uninett, dette administreres av økonomiseksjonen.

Innkjøp av varer og tjenester

Beløpsgrenser

Det er to forskjellige beløpsgrenser en må være oppmerksom på: 100 000 kroner og 1,1 mill. kroner. Med beløpsgrenser menes grense for et enkelt innkjøp eller samlet innkjøp fra samme leverandør i løpet av en fireårsperiode. Alle beløp er ekskludert mva.

Under 100 000 kroner

Det er ingen spesielle regler for innkjøp under 100 000 kroner, men det er en generell regel om at alle innkjøp skal foretas på rimeligst mulig måte. Det må også påses at man bare handler med firmaer som framstår som seriøse, og er registrert i offentlige registre, som Brønnøysundregisteret. Ved anskaffelser/innkjøp over 100 000 kroner skal Maria Ahmed kontaktes per e-post, med informasjon om hva som skal kjøpes inn og av hvilken leverandør. Hun vil da kontrollere om innkjøp kan gjøres fra aktuelle leverandører uten at terskelverdien på 100 000 kroner overskrides.

Mellom 100 000 kroner og 1,1 mill. kroner ekskludert mva.

  1. Det skal alltid innhentes tilbud fra minst tre leverandører, og tilbudene skal være sammenliknbare. Dette gjelder også i de tilfeller hvor Uninetts rammeavtaler benyttes. Dersom det bare finnes en leverandør som kan levere, skal dette dokumenteres.
  2. Det skal leveres skatte- og avgiftsattest som viser 0 kroner i utestående skatt og avgift for anskaffelser over 500 000 kroner ekskludert mva.
  3. Det skal fylles ut en forenklet anskaffelsesprotokoll, og alle relevante punkter i denne skal besvares eller kommenteres.
  4. All dokumentasjon skal arkiveres i elektronisk arkivsystem. Se egen rutine for dette. Kopi av anskaffelsesprotokollen sendes på e-post til Økonomiseksjonen.
  5. For anskaffelser mellom 100 000 kroner og 1,1 mill. kroner ekskludert mva. er det tilstrekkelig å følge forskrift for offentlige anskaffelser del I.

Over 1,1 mill. kroner, EØS' terskelverdi

Alle avtaler om innkjøp over 1,1 mill. kroner ekskludert mva. skal inngås etter anbud. Økonomiseksjonen kontaktes før arbeidet med innkjøpet begynner. Følg innkjøps-/anskaffelsesveilederen.

  1. Innkjøpet skal kunngjøres i blant annet Doffin og TED.
  2. Det skal være utarbeidet konkurransegrunnlag. Kontakt Økonomiseksjonen for å få konkurransegrunnlagsmal.
  3. Det skal være utarbeidet og sendt ut kravspesifikasjon.
  4. Anskaffelsen skal være foretatt via konkurransegrunnlagsverktøyet KGV.
  5. Det skal leveres skatte- og avgiftsattest som viser 0 kroner i utestående skatt og avgift.
  6. Det skal føres en anskaffelsesprotokoll i verktøyet KGV, hvor alle relevante punkter skal besvares/kommenteres.
  7. De som ikke får anbudet skal tilskrives og gis nødvendig informasjon og klageadgang.
  8. Anskaffelser med en verdi over EØS' terskelverdi er underlagt forskrift for offentlig anskaffelse del I og II.

Regelverk og skjemaer for ansatte

Kontakt

imported-image

Maria Ahmed

Førstekonsulent
Seksjon for økonomi, personal og arkiv
Sist oppdatert: 1. januar 2018